Công Ty Luật Quốc Tế Phước & Cộng Sự

Chọn Ngôn Ngữ:
+84 (28) 3744 9977
Phuoc & Partners Attorneys At Law

Doanh nghiệp có cần con dấu không?

Một bài viết của Luật sư Nguyễn Vân Quỳnh có tiêu đề: “Doanh nghiệp có cần con dấu không?, được đăng trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn ngày 09/12/2010.

***

Không hiếm chuyện tổng giám đốc hoặc lãnh đạo nhiệm kỳ trước của một công ty X nào đó đã không bàn giao sổ sách giấy tờ và con dấu cho ban lãnh đạo công ty nhiệm kỳ mới vì giữa tổng giám đốc không còn đương chức và công ty chưa giải quyết xong một số vấn đề bàn giao. Trong tình cảnh không có con dấu, công ty gặp khó khăn trong giải quyết công việc thường ngày của một doanh nghiệp bởi hiện nay con dấu và văn bản có đóng dấu được xem như một yếu tố không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý của doanh nghiệp.

 Giá trị pháp lý của văn bản phụ thuộc vào con dấu?

Luật Doanh nghiệp quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu có chức năng “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước”.

Chưa rõ “thể hiện vị trí pháp lý” và “khẳng định giá trị pháp lý” là như thế nào về mặt lý luận pháp luật, nhưng một thực tế rõ ràng là tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức chưa được đóng dấu trên chữ ký thì sẽ không được chấp nhận. Hợp đồng do người đại diện có thẩm quyền ký kết nhưng chưa có mộc tròn mực đỏ thì cũng bị trả về. Ngược lại, đôi khi chỉ cần thấy dấu mộc hợp lệ trên văn bản thì người tiếp nhận hồ sơ cũng không cần kiểm tra thẩm quyền của người ký. Dường như trong suy nghĩ của đại đa số mọi người, con dấu là công cụ bảo chứng cho chữ ký của người đứng tên trên bất kỳ văn bản nào của doanh nghiệp.

Vai trò con dấu trong giao dịch dân sự thương mại

Mặc dù vẫn có quy định về trường hợp giao dịch dân sự vô hiệu do không tuân thủ quy định về hình thức, nhưng cho đến nay chưa có bất kỳ văn bản nào đề cập hình thức của giao dịch dân sự được kết lập bằng văn bản phải kèm theo con dấu để đảm bảo tính hợp pháp của giấy tờ.

Trong khi đó,  con dấu lại rất dễ dàng bị mất, thất lạc, đánh rơi, trộm cắp, chiếm đoạt. Thực tế là phòng văn thư, thư ký, thủ quỹ có thể được người đại diện theo pháp luật giao cho nắm giữ con dấu trong trường hợp đại diện theo pháp luật vắng mặt hay cả khi không vắng mặt… Thật ra, chữ ký của người có thẩm quyền lại gắn liền với chính bản thân người đó, là một trong những đặc điểm nhận biết, phân biệt người này với người khác nên chữ ký của người có quyền ký kết văn bản đã là điều kiện cần và đủ cho hiệu lực của văn bản đó mà không cần thêm bất kỳ công cụ bảo chứng nào khác.

Cũng cần thấy một điều là mặc dù các quy định pháp luật thành văn vẫn thừa nhận vai trò của con dấu nhưng cùng với sự phát triển của xã hội, vai trò đó đã không còn nhiều ý nghĩa trong các giao dịch điện tử, hợp đồng thương mại điện tử được pháp luật công nhận.

 Con dấu và nỗi lo từ nhiều phía

Pháp luật quy định tương đối chi tiết về mẫu dấu thống nhất, con dấu thứ hai, thủ tục xin cấp dấu, cấp đổi, cấp mới, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu…Con dấu quan trọng đối với một doanh nghiệp đến độ không được tùy nghi sử dụng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Cần thấy rằng việc “quản lý và sử dụng con dấu” của doanh nghiệp không phải là một đặc quyền được trao cho người đại diện theo pháp luật của công ty, mà xét về kỹ thuật lập pháp thì đó là nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Nghĩa vụ đó buộc người đại diện theo pháp luật phải chịu xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính và kể cả truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ nếu có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Ngay trong trường hợp con dấu đã được giao cho người khác quản lý thì người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm sau cùng.

Nếu đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài, chắc chắn nghĩa vụ quản lý và sử dụng con dấu kéo theo nhiều lo lắng, bất an khi văn bản phải đóng dấu hàng ngày đâu phải lúc nào cũng được thể hiện bằng ngôn ngữ mà người đó hiểu được. Lúc bấy giờ, chỉ còn trông chờ vào sự tin cậy, trung thành của những người phụ tá.

Tuy rằng pháp luật doanh nghiệp buộc người đại diện theo pháp luật phải quản lý và sử dụng con dấu, nhưng Điều 25.2 Nghị định 101/2004 về Công tác văn thư lại trao quyền quản lý con dấu cho nhân viên văn thư. Đến đây lại thấy sự chồng chéo trong chuyện quản lý chỉ một con dấu.

Doanh nghiệp không cần con dấu?

Về mặt lý luận, có con dấu hay không cũng không làm thay đổi bản chất của doanh nghiệp. Không có con dấu đi kèm thì doanh nghiệp vẫn là một tổ chức kinh tế được công nhận theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập. Nếu không có con dấu thì cũng không vì thế mà doanh nghiệp không được xem là một pháp nhân độc lập, nhưng rõ ràng có con dấu thì doanh nghiệp vừa tốn kém, vừa phải canh cánh mối lo về quản lý và sử dụng con dấu như đã phân tích ở trên.

Thực tế là con dấu đang trở thành một trong những nội dung ảnh hưởng đến chỉ số xếp hạng về mức độ thuận lợi của môi trường kinh doanh tại Việt Nam. Hiện nay, nhiều quốc gia trên thế giới cũng không xem con dấu là một quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp. Cho nên, văn bản tài liệu của doanh nghiệp nếu không có con dấu thì cũng không vì thế mà không có giá trị. Việc xác định chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được căn cứ vào kết quả giám định, chữ ký mẫu hoặc các văn bản nội bộ của doanh nghiệp về phân định thẩm quyền. Thiết nghĩ, Nhà nước nên bãi bỏ các quy định về con dấu của doanh nghiệp để đơn giản hóa thủ tục hành chính và giảm bớt những rắc rối, hệ lụy không đáng có.

Xem Chi Tiết